Les périodes de crise sont, à bien des égards, des moments révélateurs des forces et des faiblesses d’une organisation. Les longues semaines que nous venons de vivre ont notamment démontré l’intérêt de l’externalisation des tâches administratives RH. Un intérêt qui se mesure en termes d’efficacité à assurer la continuité du service mais aussi de capacité à constituer un véritable appui dans la gestion de la crise elle-même. A condition, bien sûr, d’avoir fait le bon choix de prestataire.
La gestion d’une crise s’apparente à une course contre la montre d’autant plus complexe que la crise oblige à être sur tous les fronts : social, informatique et technique, juridique, communication, etc.
Dans le cas de la crise récente, les services RH étaient particulièrement sous tension afin de mettre en place les mesures de protection des collaborateurs, d’organiser le travail à distance, en lien avec les autres services, mais aussi d’envisager les solutions juridiques et règlementaires à disposition. Les entreprises dont les tâches RH non stratégiques étaient sous-traitées ont pu pleinement apprécier d’en être soulagées pour se concentrer sur la gestion de la crise, en particulier au moment de la préparation des fiches de salaires dont le délai ne peut être ajourné. Une continuité de service au niveau du payroll comme dans la gestion administrative des absences, rendue possible lorsque le prestataire a pu organiser rapidement le télétravail de ses services. Ce fut le cas chez Qualibroker-Swiss Risk & Care dont 97 % des collaborateurs ont pu travailler depuis leur domicile, sans rupture dans leurs missions.
Force fait loi. De par son caractère inédit, la crise du Covid-19 nous a obligés à nous adapter. Les autorités publiques ont dû modifier le droit social au cours des dernières semaines. Par exemple, le périmètre de la RHT a évolué, certaines démarches administratives ont été modifiées en conséquence, et de nouvelles mesures ont été mises en place… Tous ces changements ont suscité de nombreuses questions au sein des services RH. Le prestataire d’outsourcing RH devrait (doit !) exercer une veille règlementaire et juridique. Elle est inhérente à la parfaite réalisation de ses missions. Les entreprises ont ainsi pu trouver soutien et réponses qualifiées auprès des experts de leur prestataire.
Autre avantage de l’externalisation de la gestion des absences révélée par la crise : la capacité à analyser, au cas par cas, chaque prise en charge d’absence en tenant compte des nouvelles règlementations et de l’activité de l’entreprise pour apporter la meilleure réponse à l’employeur et à l’employé. Avoir accès à une information fiable et à un conseil à forte valeur ajoutée constitue là encore un gain de temps et d’efficacité pour l’entreprise bénéficiaire.
Les moyens techniques mis à disposition par le prestataire doivent être clairement qualifiés. Par ailleurs pour qu’une mission d’outsourcing soit un succès, il faut idéalement que le choix du prestataire se fasse sur appel d’offre.
Autre élément important : le prestataire doit travailler avec des normes établies par un auditeur externe. C’est un véritable gage de qualité, en plus d’être un excellent outil de travail. Qualibroker-Swiss Risk & Care travaille avec de telles normes (ISAE 3402 & Swissdec ainsi que la conformité au RGPD) et se fait auditer chaque année sur les 12 mois écoulés. En plus de cet audit spécifique, nous avons un audit annuel global de nos processus.
Autre point essentiel : garantir la confidentialité des données. Pour notre part, elles sont hébergées en Suisse avec un très haut niveau de sécurité.
Enfin, il ne faut pas sous-estimer le côté humain. Il est très important que l’équipe de consultants mise à disposition de l’entreprise cliente soit stable et à son écoute. Avec le temps, les équipes dédiées à l’entreprise cliente deviennent un prolongement de son propre service RH. Une relation de confiance qui trouve là encore tout son bénéfice par temps agité comme par temps calme.
Séverine Bovagne Directrice Caredesk Absences et Paie
Spécialiste de la paie suisse et de la gestion administrative RH depuis plus 20 ans dont 10 dans l’externalisation et le service, Séverine Bovagne est responsable d’une équipe de 20 collaborateurs en charge de l’activité d’outsourcing RH pour une clientèle locale et internationale au sein de Qualibroker-Swiss Risk & Care.
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Qualibroker-Swiss Risk & Care répond à vos questions.
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